Από τα εργαλεία στην ικανότητα

Πολλοί οργανισμοί έχουν εκπαιδεύσει Green Belts, έχουν κάνει Kaizen events και έχουν πίνακες KPIs στους τοίχους. Κι όμως, δύο χρόνια μετά, τα αποτελέσματα έχουν ξεθωριάσει. Ο λόγος σπάνια είναι τα εργαλεία. Είναι ότι τα εργαλεία δεν έγιναν ποτέ μέρος του τρόπου με τον οποίο διοικείται ο οργανισμός.

Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε τη διαφορά ανάμεσα σε ένα πρόγραμμα βελτίωσης και σε ένα σύστημα Επιχειρησιακής Αριστείας, και πώς ένας οργανισμός περνά βήμα βήμα από το ένα στο άλλο.

Εργαλεία, έργα, σύστημα: τρία διαφορετικά πράγματα

Τα εργαλεία είναι απαραίτητα. Τα έργα φέρνουν μετρήσιμα αποτελέσματα. Μόνο το σύστημα όμως κάνει τη βελτίωση επαναλήψιμη, χωρίς να εξαρτάται από λίγους ενθουσιώδεις ανθρώπους ή από εξωτερικούς συμβούλους.

Τι μάθαμε από το Toyota Production System

Το Toyota Production System συχνά παρουσιάζεται ως συλλογή εργαλείων: kanban, SMED, jidoka, standard work. Στην πραγματικότητα, τα εργαλεία ήταν η ορατή πλευρά. Η αόρατη πλευρά ήταν ο τρόπος σκέψης και διοίκησης:

• Τα προβλήματα γίνονται ορατά αμέσως, και η διακοπή της γραμμής θεωρείται υγιής αντίδραση.
• Οι προϊστάμενοι είναι δάσκαλοι, όχι μόνο ελεγκτές. Η ανάπτυξη ανθρώπων είναι μέρος της δουλειάς τους.
• Η επιστημονική σκέψη εφαρμόζεται καθημερινά: υπόθεση, πείραμα, μάθηση, νέο πρότυπο.

Οργανισμοί που αντέγραψαν μόνο τα εργαλεία πήραν μέρος των αποτελεσμάτων. Όσοι έχτισαν και τις ρουτίνες διοίκησης πήραν διαρκή βελτίωση.

Τα έξι στοιχεία ενός συστήματος Επιχειρησιακής Αριστείας

Από την εμπειρία μας σε βιομηχανία, φιλοξενία, logistics, λιμάνια και υπηρεσίες, ένα λειτουργικό σύστημα έχει έξι στοιχεία:

1. Κατεύθυνση. Λίγοι, σαφείς στόχοι που μεταφράζονται σε προτεραιότητες ανά τμήμα (Hoshin Kanri ή ευθυγράμμιση στόχων).
2. Καθημερινή διοίκηση. Σύντομες συναντήσεις μπροστά σε οπτικούς πίνακες, με σαφή κανόνα κλιμάκωσης όταν κάτι ξεφεύγει.
3. Επίλυση προβλημάτων. Μία κοινή γλώσσα, όπως PDCA, A3 ή DMAIC, ανάλογα με το μέγεθος του προβλήματος.
4. Τυποποίηση. Standard Work ως βάση για βελτίωση, όχι ως γραφειοκρατία.
5. Ανάπτυξη ανθρώπων. Επίπεδα ικανότητας ανά ρόλο, εσωτερικοί coaches και αξιολόγηση της πρακτικής ικανότητας.
6. Ανασκόπηση και μάθηση. Τακτικός έλεγχος του ίδιου του συστήματος: δουλεύουν οι ρουτίνες ή έχουν γίνει τυπικές;

Ποια μέθοδος επίλυσης προβλημάτων και πότε

Ένας ώριμος οργανισμός δεν χρησιμοποιεί DMAIC για τα πάντα. Επιλέγει τη μέθοδο ανάλογα με το πρόβλημα, και γι’ αυτό χρειάζεται ανθρώπους σε διαφορετικά επίπεδα ικανότητας.

Πώς ξέρετε σε ποιο σημείο βρίσκεστε

Κάντε στην ομάδα διοίκησης πέντε ερωτήσεις:

• Μπορεί κάθε προϊστάμενος να πει ποια είναι τα τρία σημαντικότερα προβλήματα της ομάδας του αυτή την εβδομάδα;
• Όταν ένα πρόβλημα κλιμακώνεται, υπάρχει σαφής κανόνας για το ποιος αναλαμβάνει και πότε;
• Τα έργα βελτίωσης ξεκινούν από τους στρατηγικούς στόχους ή από όποιον έχει διάθεση;
• Έχει ο οργανισμός ανθρώπους που μπορούν να εκπαιδεύσουν και να καθοδηγήσουν άλλους χωρίς εξωτερική βοήθεια;
• Γνωρίζετε αν όσοι εκπαιδεύτηκαν εφαρμόζουν πράγματι όσα έμαθαν;

Αν οι περισσότερες απαντήσεις είναι «όχι» ή «εξαρτάται», ο οργανισμός έχει εργαλεία και ίσως έργα, αλλά όχι ακόμη σύστημα.

Από πού να ξεκινήσετε

Η μετάβαση δεν απαιτεί μεγάλο πρόγραμμα από την πρώτη μέρα. Προτείνουμε τρία πρώτα βήματα:

1. Ένας πιλότος καθημερινής διοίκησης σε ένα τμήμα, με οπτικό πίνακα και κανόνα κλιμάκωσης, για 8 εβδομάδες.
2. Μία κοινή μέθοδος επίλυσης προβλημάτων, συνήθως A3, για όλα τα στελέχη του πιλότου.
3. Δύο έως τρεις εσωτερικοί champions που εκπαιδεύονται σε βάθος (Green Belt) και θα διαδώσουν τη μέθοδο.

Μετά τον πιλότο, ο οργανισμός έχει πραγματικά στοιχεία για να αποφασίσει πώς θα επεκτείνει το σύστημα.

Πώς βοηθά η Greece Lean Six Sigma

Οι εταιρικές ακαδημίες μας ακολουθούν ακριβώς αυτή τη λογική. Ξεκινάμε από την επίλυση προβλημάτων, προχωράμε στην αριστεία διεργασιών και στο σύστημα διοίκησης, και ολοκληρώνουμε με εσωτερικούς εκπαιδευτές και αξιολόγηση της πρακτικής ικανότητας. Ο στόχος μας είναι ο οργανισμός σας να συνεχίσει να βελτιώνεται χωρίς να εξαρτάται από εμάς.

Δείτε επίσης τις διαδρομές καριέρας για επαγγελματίες που θέλουν να αναπτύξουν αυτές τις δεξιότητες.